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Per quanto tempo l’agente della riscossione deve conservare la matrice o la copia della cartella? La questione è stata chiarita dalla Commissione Tributaria del Lazio con la sentenza n. 1850/05/20, che ha precisato il rapporto tra il termine di conservazione quinquennale e l’onere della prova in giudizio.
In questa guida vediamo cosa prevede la norma e perché l’obbligo di conservazione non esaurisce l’onere probatorio dell’agente della riscossione.
Cosa prevede l’art. 26 del D.P.R. n. 602/1973
L’art. 26, comma 5, del D.P.R. n. 602/1973 prevede che il concessionario debba conservare per cinque anni la matrice o la copia della cartella con la relazione dell’avvenuta notificazione o l’avviso di ricevimento, con l’obbligo di farne esibizione su richiesta del contribuente o dell’amministrazione.
Si tratta di un obbligo di conservazione a fini amministrativi, organizzativi e ispettivi.
La precisazione della Cassazione n. 7648/2017
La Cassazione ha chiarito che, per le esigenze del contenzioso giurisdizionale, trovano pieno e continuativo vigore — se necessario anche oltre i cinque anni — le disposizioni generali sul riparto e sul soddisfacimento dell’onere probatorio.
Di conseguenza, l’agente per la riscossione sarà comunque tenuto, indipendentemente dall’obbligo di conservazione quinquennale, a fornire in giudizio la prova della notificazione della cartella. Una cosa è l’obbligo di conservazione, altra è l’osservanza dell’art. 2697 c.c., non derogato dalla norma speciale.
Perché la distinzione è importante
Il contribuente può quindi contestare la pretesa quando l’agente non è in grado di provare la notifica, anche se sono trascorsi più di cinque anni. L’onere della prova della notifica grava sull’agente, non sul contribuente.
Questo argomento si collega ai vizi di notifica. Vedi la guida alla notifica della cartella di pagamento e quella alla nullità della notifica per irreperibilità.
Come utilizzare l’argomento in giudizio
In sede di ricorso conviene chiedere all’agente l’esibizione della documentazione di notifica e, in mancanza, eccepire il difetto di prova. È una linea difensiva efficace, soprattutto per le cartelle più datate.
Approfondisci nella guida alla prescrizione dell’intimazione di pagamento.
Domande frequenti
Per quanti anni va conservata la cartella?
L’art. 26 del D.P.R. 602/1973 prevede cinque anni, ma l’obbligo è a fini amministrativi e non esaurisce l’onere probatorio in giudizio.
Se la cartella è più vecchia di cinque anni l’agente è libero?
No. Deve comunque provare la notifica in giudizio, secondo la Cassazione n. 7648/2017.
Su chi grava l’onere della prova della notifica?
Sull’agente della riscossione, non sul contribuente.